Попов Александр: позITивные будни

Основная проблема, которая стала основой сегодняшнего поста, заключается в том, что управляющая компания и часть площадок находятся в одном городе, а филиал, куда внедряем ERP – в другом.

А на каждой площадке свои нюансы бухгалтерского учёта (несмотря на давние и, пока, не слишком успешные попытки финансового департамента к стандартизации процессов)

Итак, заточили ERP на передачу проводок под одно, а по факту – несколько иное. Такого всплеска эмоций, такой подачи и экспрессии я давно не видел. Узнал о себе много нового и интересного. В общем, главный бухгалтер, что называется «жгла»

Для выяснения подробностей – звонок в управляющую компанию. Как и что делать? Получил инструкции и данные. Местный главбух не согласна. Главбух управляющей компании не согласна с мнением финансового директора, который согласен с мнением местного главбуха, которая, в свою очередь, не согласна с нашим мнением и мнением финансового директора

В общем, мозг, в попытках свести всё в единую интеллект карту делал отчаянные попытки к суициду.

Как поступить? Правильно, посадить за стол переговоров всех кто «решает» и запереть конференц-зал. И пусть выскажут всё, что они думают друг о друге.

Мне же останется, только резюмировать ход встречи, и заставить каждого из них подписать протокол.

Как говорится coming soon……

Контроль и регламент...

Возьмите перговорную комнату... 5-7 человек, из которых большая часть - руководители структурных подразделений, для кого собственно мы тут и затеяли все эти игрища с ERP, один экран, проектор и некоторое количество ноутбуков...

Затейте... ну... например...обсуждение бизнес-процессов и взаимодействие между подразделениями. Начните собрание, а затем устранитесь в угол и сделайте вид, что жутко заняты возникшей проблемой с ноутбуком.

Сколько вся эта компания продержится в русле заданной темы? Мои продержались не больше 4 минут. Затем пошли вглубь разборов кто что неправельно делает... кого надо призвать к ответу...стали звучать имена отсуствующих здесь товарищей... предложение по срочному исправлению проблемы ну никак не связанной с взаимодействием между отделами, представители коих сейчас здесь находятся.

Таким образом внимательно следите за ходом общения. И вовремя направляйте беседу в основное русло, недавая местным боссам уходить далеко.

Только не вздумайте одёргивать и делать замчания!!! И двух недель после этого не продержитесь... сольют! Есть несколько вариантов поправить ход беседы:

1. Задать уточняющий вопрос по нужной теме одному из руководителей или представителю интеграторов
2. Корректно заметить, что мы отвлеклись от основной темы, обсуждая конечно важные, но не основные сейчас вопросы.
3. Если дело совсем плохо, продолжить нужную беседу с неособо вовлечёнными в постороннюю дискуссию участниками собрания. Через неторое время остальные выдохнутся и одумаются.
4. Сообщить, что сейчас обсуждаются важные вопросы по работе модулей и без помощи компетентных в этом вопросе людей ну никак не обойтись!
5. (экстремальный) Уронить на пол что-нибудь тяжёлое и громкое (как вариант хрупкое, но это самый крайний случай). А когда все замолчат от громкого резкого звука или осознания масштабов потерь, сказать что-то вроде "Итак, продолжая прерванное обсуждение..."

А если этого не делать, то, разгорячённые обсуждением "важных" проблем бигбоссы ещё не скоро вспомнят, зачем они сейчас вообще тут.

Документируйте, журнализируйте и протоколируйте.....

Всё! Всё что говорится, обговаривается и дополняется. Обсуждение каждого модуля, каждой формы, отчёта или процедуры. Во время дебатов и совещаний. Пусть сначало это будет сумбур и мешанина.... на перерывах приводите в нормальный вид, структурируйте, комментируйте пока помните о чём речь.


В конце каждого логического сета очень желательно составить (у нас это зовётся) протокол в двух экземплярах, присвоить ему порядковый номер, подписать и пропечатать со стороны вашей организации и со стороны интеграторов. Таким образом, вы никогда не упустите чего-то важного, интеграторы не смогут иносказательно, по-своему реализовать модуль\функцию\форму\отчёт (да и вообще отвертеться потом не смогут)

В таких протоколах обязательно указывайте даты и сроки (если проект реализуется поэтапно).

К тому же у вас всегда будет чем подкрепить ход работ, когда вы будете отчитываться перед руководством, учредителями или акционерами. Они это ох как любят (что собственно и правильно!). Опять же,жирный плюс вам в карму :)

С чем может (и должен!) столкнуться человек, в обязанности которого вменено сделать всё от него зависящее и не очень, чтобы к насзначенному сроку у пользователей были новые красивые формочки с разлинованными таблицами, удобными полями, нужными кнопочками; чтобы умненькие модули не давали менеджеру по продажам дать скидку больше разрешённого, а складскому работнику выдать больше запрошенного; чтобы у руководителей были красивые, аккуратные информационные отчёты и аналитические выкладки; чтобы у администраторов IT появилась в стойке новая пара мерно жужжащих серверов.

1. К вам в компанию приедут т.н. демонстраторы (они же зачастую консультанты) системы. Вы все сядете в переговорной комнате (она же кабинет для совещаний, она же бриффинг-рум), подключите их ноутбук к проектору и будете 2-8 часов вникать в уникальные особенности, которыми их система ну просто кардинально отличается от всех других недомерков.

На данном этапе очень рекомендую вытащить на эту демонстрацию всех руководителей департаментов (подразделений, отделов), сотрудники которых будут пользоваться этой системой. Пусть боссы задают вопросы, высказывают замечания, сравнивают с удобствами уже имеющейся (ведь в чём-то вы работаете сейчас) системы. Ещё необходимо иметь специально обученного человека, который будет всё это скурпулёзно записывать (печатать) с как можно более подробными комментариями. Поверьте, потом это оооочень поможет!!

 - Саша, привет. Ты все ещё в <название_старой_компании> трудишься?
     - А, привет, ну да... а что?
     - Есть ну оооочень интересное предложение! Новый, полезный опыт, зп. повыше, компния солиднее.
     - Хмм... ну, давай встретимся, обсудим....

Вот так начался для меня этот 2008 год. Из системного администратора одной компании я стал специалистом по внедрению ERP системы с исполнением функций системного администратора.

     - ...у тебя 2 основных направления: 1. координация внедрения ERP системы 2. Полная реструктуризация
   IT инфраструктуры. Здесь есть СКС и рабочая группа. Нужен домен, почта, ДНС, хороший прокси.
     - А что по первому направлению?
     - А этого пока ещё никто не знает. Разберёшся по ходу.